Thomas Grabner

Herausforderung

Ohne unternehmerische Vorkenntnisse gestartet, stand Thomas vor der Herausforderung, aus seinem Freelancer-Dasein eine Agentur mit skalierbaren Strukturen aufzubauen. Gleichzeitig mussten interne Prozesse wie Buchhaltung, Vertrieb und Kunden-Onboarding effizient automatisiert und optimiert werden, um nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen

Ziel der Zusammenarbeit

Der Fokus lag darauf, ein skalierbares Geschäftsmodell zu entwickeln, das Effizienz und Kundenzufriedenheit durch strukturierte und automatisierte Abläufe maximiert. Ziel war es, aus einer Mini-Agentur einen führenden Anbieter im E-Mail-Marketing-Bereich zu formen.

Ergebnis

Mit der Einführung automatisierter Prozesse wie Make konnte das Kunden-Onboarding deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Gleichzeitig wuchs das Team auf über 20 Mitarbeitende, unterstützt durch klare Rollen und Verantwortlichkeiten, die den Alltag strukturierten. Das Unternehmen hat sich seitdem zum führenden Anbieter im E-Mail-Marketing für den E-Commerce im deutschsprachigen Raum entwickelt. Mit einem durchdachten Produktportfolio und einem Fokus auf nachhaltige Kundenbeziehungen wurde die Basis für langfristigen Erfolg geschaffen

Dieses Ergebnis entstand in der Zusammenarbeit mit Alexander Heeg und dem Team der Heeg Consulting GmbH (Agentur Consulting), Rotenburg (Wümme).

Transkript des Video-Testimonials

Alright, dann herzlich willkommen Thomas, schön, dass du am Start bist und lass uns gerne direkt loslegen. sind ja hier, um bisschen die Zusammenarbeit zu reflektieren. jetzt schon ein bisschen länger etwas Spannendes zusammen gemacht, und dass du damals noch mal Einblick gegeben kannst, was wir gemacht haben, was auch die Ergebnisse, die Erfolge auch irgendwo waren. Deswegen, aber alle vielleicht, für die ich noch nicht kenne, gerne mal ein kurzes Intro von da. Warte, wer du bist was du machst. Mega schön dass ich da sein darf, Alex. Ich bin Thomas, komme aus Österreich, vor, ich glaube, es sind mittlerweile viereinhalb Jahre, in 2020 gegründet, mit einer einzelnen Freelance-Bude, nenne ich es jetzt mal.

Und wir haben uns auf die Fahne geschrieben, den E-Mail-Bereich, das war zu Beginn so unser Thema, was sich für Online-Shops zu übernehmen, haben klassisches Kampagnenmanagement gemacht, Grafiken bauen, Text schreiben und so weiter und sofort. Und auf der anderen Seite haben wir uns einfach dann mittlerweile weiterentwickelt zum CRM-Partner von unseren Kunden, sprich, neben dem klassischen E-Mail-Bereich machen wir auch WhatsApp und Flint, also alle Bestandskundenmaßnahmen, wir sozusagen betreuen. Und sind da, jetzt muss ich so bisschen überlegen, das weiß ich vielleicht besser, nach sieben, acht, neun Monaten da bei euch aufgeschlagen, ich glaube, das war auch eines unserer ersten Geschäftsjahre, man da zumindest hat sich so angefühlt, einer der ersten und somit auch VIP-Kunden, da irgendwie 1000 Prozent Aufmerksamkeit bei euch genießen durften.

Und ihr habt uns da einfach zu Beginn wenn ich da schon rein tauchen darf und du jetzt nicht eine Rückfrage hast, sind da zu Beginn quasi ja, im Prinzip in alles eingetaucht, was man halt so zum Start irgendwie dabei haben sollte. Sprich, das kann ich auch von mir reflektieren. Ich habe von nichts unternehmerischen Plan gehabt, ich musste im Prinzip alles lernen und betone das auch heute immer noch, wenn ich mich mit Leuten unterhalte. Ich habe zum ersten Mal wie ich meine eigene Bilanz gemacht habe, eine Bilanz gelesen, dasselbe mit einer Seitenliste, dasselbe mit einer Website, dasselbe mit einer Rechnung Wie schaut überhaupt eine Rechnung aus?

Also haben da im Prinzip mal ein Intensivprogramm zu Beginn genossen, wir irgendwie ein paar Tausend Euro im Monatsumsatz gemacht haben. Wie sollten eigentlich skalierfähige Prozesse aussehen? Das fängt an mit ordentlicher Kundenvertrag, das geht irgendwie über ein Onboarding, das geht in Erwartungshaltung, das geht, schicke ich eigentlich eine Rechnung raus, was erzähle ich dem eigentlich im Vertrieb, wie schnür ich ein Paket. Also im Prinzip mal so das Fundament im Agenturalltag oder Freelancer-Dasein, muss man es ehrlicherweise nennen. Also Agentur war das beim Weitem noch nicht. So ist die ganze Reise mal losgegangen für uns.

Und wo steht ihr jetzt? Was hat sich in der Zeit getan? Also ich würde sagen, das, glaube ich jeder so bestätigen würde oder wahrscheinlich du auch, die Rolle auch von mir oder auch von den ersten ein zwei Leuten, die dankenswerterweise immer noch bei uns sind, hat sich über die vier Jahre enorm entwickelt. Und ich glaube, das zeigt dann auch ganz gut, wie hat sich auch das Unternehmen verhalten. sind jetzt gute 20 Leute, sind auch der größte reine Clayview-Dienstleister. Also Clayview ist das quasi E-Mail-Programm, was wir verwenden, was auch sehr populär im E-Commerce-Bereich ist. da eben der größte Partner im Dachraum aktuell.

Und glaube ich, auch kundenseitig sind wir da sehr, gut aufgestellt. Also haben uns da echt gut, sage ich mal, von einer Freelancer-Mini-Agenturbude entwickelt zu einem etablierten ich sage immer noch kleinen Agenturmodell. Es ist jetzt kein riesengroßes Full-Service-Konglomerat, aber es ist jetzt schon echt ein solides, erweitertes Fundament, wenn man es so ausdrücken kann. Wo es die verschiedensten Rollen intern gibt, wir irgendwie auch unsere Prozesse verstanden haben, jetzt ich auch nicht mehr alles um jeden Mausklick selber durchführe, sondern das einfach ein ordentliches Struktur, ordentliches Fundament ist.

Es gibt einen klaren Prozess und ich glaube, ist immer das Ziel von dem Interessenten, der zu einem Kunden wird, der zu idealerweise einem langfristigen Kunden wird, den wir nicht jedes Mal neu erfinden müssen, sondern das wirklich skalierfähig ist, dass wir da auch ordentlich Kunden gleichzeitig betreuen dürfen und können. Ich glaube, was nochmal ganz spannend wäre, wenn du mal so einen Einblick gibst, was ist wie zum Beispiel jetzt so dein Tag eigentlich auch gestaltet wird? Ich glaube, das ist auch eine Sache, die viele irgendwo sich auch wünschen, sage ich mal, nicht mehr operativ, was du eben gerade auch schon erwähnt hast, die einzelnen Projekte zu machen oder ja, deswegen holen wir uns vielleicht mal ab, was ist so wie so dein normaler Tag, deine normale Woche?

Ja, also ich glaube, ich kann jedem ans Herz legen, sich sehr early-stage zu überlegen mit den ersten ein zwei Leuten, die man einstellt. Das ist ja niemand, der sich jetzt aktiv mit einem Lebenslauf bewirbt, man irgendwie was bieten kann, sondern das ist jemand, der meistens ein Grundinteresse hat, Bock hat, irgendwie Gas zu geben und sich halt dahin verirrt. Also anders kann man es nicht ausdrücken. Und das war bei uns so, dass zu Beginn einmal der Tizian, der nachher vor bei uns ist, und der Nicolas in die Firma gekommen sind und die sehr schnell Verantwortung überlassen haben. Und wir haben sehr schnell begonnen, Teilbereiche sozusagen zu unterteilen und dass sich ein Teil oder dass sich halt eine Person vollumfänglich um Thema eins kümmert und dann um Thema zwei.

Und ich glaube, das ist auch ein Fehler, den sehr viele Leute machen. Es gibt zwei Gründer, es gibt drei Gründer, es gibt einen Gründer und irgendwie zwei seniorige Personen, die zu Beginn da sind. Und jeder mischt irgendwo überall mit. Und ich glaube, das war auch ein Thema, was wir sehr bald richtig gemacht haben. Ich habe mich um das Thema, oder anders, der Tizian hat sich um das Thema Operations gekümmert, alles was dort anfällt, läuft irgendwie über seinen Schreibtisch. Und ich habe zu Beginn mal alles andere übernommen, sprich Buchhaltung, Vertrieb und dann mittelfristig auch das Thema HR. Und so ist es auch nach wie vor gestaltet.

Das heißt, habe keinerlei irgendwie, ich klicke in einem Klaviy-Account rum, oh es gibt irgendwo ein Problem, ich muss das fixen, jemand kennt sich nicht aus, ich muss die Frage beantworten. All das liegt sozusagen bei Tizian und seinem operativen Team. Und somit entkoppelst du auch, ich muss jetzt drei neue Kunden gewinnen und scheiße, ich muss die Projekte machen und scheiße, jetzt sind die Projekte aus, ich muss wieder neue Kunden akzeptieren. haben wir sehr schnell getrennt und in meinen Augen sozusagen auch sinnvoll ist. Wenn ich jetzt einen typischen Tag irgendwo betrachte, ist das ein riesen Aspekt, sicherlich das Thema Vertrieb und dann halt strategische Themen.

Wie sieht das Unternehmen jetzt aus? Wie wollen wir die Organisation entwickeln? Wie sieht auch unser Buchhaltungsprozess aus? Ist das skalierfähig? Können wir das erweitern? Was sind auch neue Produkte, Dienstleistungen, über die wir nachdenken können? Auch das ist bei uns ein Riesenthema, dass wir das in die Breite bringen. Was ist vielleicht auch mit einer Messe? Vorträge, ich mache mittlerweile sehr viel Vortragsarbeit, worüber wir auch wieder Kunden generieren. Also Intensivmarketing, Vertrieb, sicherlich das größte. Und dann sozusagen Buchhaltung, HR, sind so die zwei weiteren Bereiche, wo ich noch die Hand drauf habe.

Und was sind, sind so sag mal, vielleicht kürzliche Erfolge, die wir gemeinsam erreicht haben oder auch aktuelle Sachen, das hilft ja einfach. Ich glaube, Thema, was wir davor gemacht hatten, war das Thema Automatisierungsprozess. Darüber haben wir glaube ich, auch schon mal gesprochen. Da hattest du jetzt mit mich über den Titel quasi bei uns unterstützt, dass wir irgendwann auch unser Kundenboarding quasi und Kunden-Onboarding in der Automatisierung bekommen. Das war uns wichtig. Wir haben sehr lange dran gefeiert. Wie sieht eigentlich so ein Onboarding-Prozess aus? Das würde ich auch jederzeit wieder machen. Also wie sehen unsere manuellen Blöcke aus?

Wann fragen wir was ab? Welche Fragen stellen wir überhaupt? Wann schicken wir den Vertrag raus und Co.? Damit sind wir schon mal gekommen, aber ihr habt uns halt stark damit geholfen, Make zu implementieren und diese ganzen Grundprozesse zu haben. Wenn Vertrag unterschrieben wird, wird Team informiert. Wenn Team informiert wird, wird Swagkanal erstellt. Diese Effizienz sag ich mal, Erleichterung hat uns geholfen. Das war ein Thema, an wir jetzt noch in den letzten irgendwie ein zwei Jahren gearbeitet haben. Und das aktuelle Thema, woran wir nach wie vor dran sind, ist Thema auch Vertrieb. Vertrieb in der Hinsicht, dass wir zwar anders, glaube nicht viele Kunden von euch, auch Tunseher, die sich da jetzt auch irgendwo angesprochen fühlen, sieht bei uns einen Ticken anders aus.

Also wir haben eine sehr produktlastige Firma. Generell ist es so, wenn ein Kunde zu uns kommt, nicht im selben Produkt oder in derselben Dienstleistung, bleiben die über Jahre hinweg. Also wir haben genügend Kunden, die sind seit drei, vier, fünf Jahren bei uns quasi dabei. Also wir haben jetzt nicht die klassische Vertriebsstruktur, dass wir sogar mehr Leute im Vertrieb haben als in der Abwicklung. Ich kann das bis heute sagen, dass bis auf quasi drei Leute, in Projekten arbeiten und sozusagen billable hours produzieren. Aber dennoch sind wir da gerade mit euch dran, auch da eine Grundstruktur reinzubekommen. Wann machen wir eigentlich ein Follow-Up?

Wann, wie sieht eigentlich so ein Termin bei uns aus? Wie gehen wir auch mit unserer Vertriebskomplexität um? Weil ich glaube, es gibt irgendwie jedem entbekannt, gibt irgendwie Setting-Termine, gibt Closing-Termine. Bei uns funktioniert das auch in der Hinsicht da nicht unbedingt, weil man auch rgab prüfen muss, wie wird eigentlich die Software angeschlossen? Wie sind die Custom-Integrationen? Ja, da ist man ein Stück weit out of the box, gemeinsam in Sparing mit euch zu denken, wie gestalten wir das Ganze jetzt für uns? Und bei uns ist es das kann ich jetzt sagen, nicht der klassische Setter-Closer-Prozess, sondern da ist auch teilweise noch mal ein Termin dazwischen.

Und auch wenn das glaube ich, Dinge sind die sehr oft gepredigt werden, wir schicken auch Angebote raus. Weil bei uns ist das nun mal so, wir kriegen nicht zu 100% einen Entscheider in den Termin. Haben wir trotzdem Erfolg? Absolut. Wäre es anders ideal? Genauso, absolut. Aber wir haben nun mal nicht immer die Möglichkeit und Chance, einen Entscheider reinzukriegen, also auch diese out of the box-Themen gemeinsam zu bearbeiten. Das würde ich jetzt so als aktuelles Thema da noch mal so mit hinein werfen. Nice. Und da du Gefühl, auch für solche etwas komplexe weil du hast ja quasi jetzt die Erfahrung von, wenn man am Anfang steht, so wie wir da helfen können, wenn man schon bisschen weiter ist, so schon sehr viel weiter ist, wie wir da helfen können.

Das heißt, ja, da also würde ich jetzt noch mal sagen, das Gefühl, das Atmos-Gefühl, das über beiden Themen wir da ganz gut helfen Können. Absolut, absolut. glaube, je größer man wird, desto mehr sind es einfach spitze Themen, weil da glaube ich liegt es auch sehr stark intern bei uns auch zu priorisieren und zu überlegen, was muss man eigentlich tun. Ich glaube, zu Beginn ist es mehr ein, ey, das sind sieben Punkte, mach mal, und es muss sowieso passieren. Ich glaube, mittlerweile ist es eher was, wo wir drüber nachdenken müssen, was sind eigentlich unsere nächsten Prioritätspunkte, und dann Punkt A, gucken, wo habt ihr Know-how, wo könnt ihr uns supporten?

Und das waren eben jetzt diese zwei Sachen die wir rausgepickt haben, was für uns da wertvoll ist. Weil ihr habt schon irgendwie dreißigmal so einen Make-Prozess gemacht, wir haben es einmal gemacht. Ihr habt glaube ich, auch schon sehr viele Vertriebsprozesse gesehen, wir haben einen gemacht, davon können wir einfach nach wie vor stark profitieren. Okay, voll. Das heißt, wem würdest du so was raten, zu sagen, welche Art von Agentur oder wie weit sollte man sein, oder was sollte man auch nicht sein? Ich kenne jetzt die aktuelle Preisstruktur und Co. bei euch nicht, aber ich glaube, es hilft enorm jemanden, der ein paar Tausend Euro Umsatz macht, zumindest war das so unser Idealkase, und dann, ich mal, ein ordentliches Level haben kommen möchte.

Und glaube, insbesondere dann auch Leute, die aus einem angestellten Verhältnis kommen, oder so wie ich, mal wirklich aus einem angestellten Verhältnis kommen, die halt diese Themen noch nicht durchlaufen sind. Ich da kann man halt wirklich auf die Autobahn springen, auf die Überholspur mit euch gemeinsam fahren, und extrem schnell in kurzer Zeit so diesen Prozess von ein paar Tausend Euro im Monat auf, sagt man, solides Fundament mit zwei, drei vier Leuten zu gehen. Ich glaube, das ist so bisschen die Spezialstärke, die ich sehr stark genossen habe, und ich glaube, danach müssen wir dann punktuell irgendwo mit euch zusammenfinden, wie man das sozusagen weiterentwickeln kann.

Ja, voll, okay. Und einfach jetzt mal so für die Zuschauer, die auch sagen, hey, sie, keine Ahnung, also in anderen Worten, was hättest du gerne, du hast jetzt also super viel gelernt in letzten Jahren, logischerweise, super viel Erfahrung gemacht und so, aber vielleicht einfach mal für den Idealkase den du gerade beschrieben hast, wenn man ein paar Tausend Euro macht, und so kann man auf die ersten zehn zwanzig Mal kommen möchte, was sind so Sachen, ganz spontan, die du gerne hättest früher gewusst, wo du sagst, boah, krass, das hätte mir so viel Zeit gespart, hätte ich da mir von vornherein jemanden geholt, beziehungsweise, was ist vielleicht auch so Sache, wo du gerade viele Agenturen siehst, die einfach da stuck sind, sagst, hey, nimm doch da die ab.

Also, ich würde immer, das habe ich davor schon angesprochen, wenn es zwei Gründer gibt, teilt euch die Sachen auf, einer macht Marketing, Vertrieb, den ganzen Kram, und der andere kümmert sich um Kundenprojekte. Und versucht dann, möglichst schnell zu verstehen, auch in einer Iterationsschleise mit euren Kunden, was hat denn wirklich Mehrwert und geht möglichst schnell zu einem Produkt und weg von der Dienstleistung. Mit Produkt meine ich jetzt nicht, baut kein Software oder irgendein physisches Zeug, was ihr online verkauft, sondern habt eine sehr klare Dienstleistung, habt nicht 100 Euro die Stunde Shopping-Fighter, habt halt ein Migrationsprojekt.

Denkt dann in dem Zuge vielleicht auch nach, gibt es vielleicht Förderungen, kann ich über Förderungen Leuten mit alten Shops, irgendwie neue Shops anbieten. Denkt so bisschen out of the box, was die Produkte angeht, also A, wer macht was, danach, sieht mein Produkt, meine Dienstleistung aus, das ist das Essenziellste, und haben total viele Leute schon zu mir gesagt, Thomas, Vertriebsprozess ist nicht so geil, da ist irgendwas broken. Das, was wir glaube ich, immer geschafft haben, ist ein ordentliches, gutes Produkt, was Leute haben wollten. dann auch die Produkte sozusagen zu erweitern. Ich glaube, das sind so die zwei Key-Dinge.

Und wenn ich dann noch ein Drittes sozusagen hinzufügen würde, das hilft uns aktuell sehr stark, wir haben so viele Dinge zu Beginn nicht bedacht, wo wir jetzt Probleme bekommen. Und das fängt damit an, dass wir, uns, ich mal, in der Buchhaltung zu Beginn drei Artikel hatten, und die hießen eins zwei drei. Und dann kamen vierte und ein fünfte dazu, super, jetzt haben wir 37 da mit drin, alles ist durcheinander benannt, keiner kennt sich so richtig aus. In der Firma sagt da eine Langzeitbetreuung, der nächste Laufzeitbetreuung, der eine sagt, vom Kunden den GmbH-Namen, der nächste die Domain, und irgendwie niemand redet so richtig miteinander.

Und da haben wir sehr viel Aufräumarbeit jetzt zu tun, die jetzt nicht irgendwie billable hours kreiert, sondern die eigentlich sehr schmerzhaft und mühsam sind, jetzt aufzurollen. Ich glaube, das kann man noch so oft jetzt erwähnen, niemand wird von Beginn seinen Business-Case perfekt denken, aber das ist für uns halt so ein Thema. Und dann heißen die Produkte anders, jetzt können wir eigentlich keine Auswertung machen, von Lifetime-Values der letzten Jahre, uns, und halt so diese ganzen Anfangsthematiken, die man halt nicht mitbedenkt. Wenn sich jemand so schlau ist und es kann, super cool, wir haben es nicht geschafft, uns nicht alle am sanieren.

Ja, wirklich, ja, das ist stark. Nice, sehr, cool. du sonst noch weitere Dinge, die du erwähnen willst, irgendwas, das wir noch nicht besprochen haben? Boah, glaube tatsächlich, dass du mich alles erfragt hast, also vielen Dank für die Leute, bis hier noch mithören und mitgucken, und sollte jemand von euch eine Frage haben, er könnte mich irgendwie auf LinkedIn oder sonst wo anhauen, dann kann ich super gerne helfen. Sehr gut, gerne mal lieber. Dann vielen Dank, ich freue mich auf die weitere Zeit, und alle, zugeschaut haben, schön, dass ihr am Start wart. ja, bis zum nächsten Mal. Bis dann, ciao.